Giải pháp kiểm tra tài sản bằng mã vạch

Bạn sẽ không còn phải tự hỏi những người đã làm một mục quy định hay trong trường hợp tài sản có giá trị của công ty bạn được đặt hay chưa. Một giải pháp check-in/check-out cho phép bạn ghi lại thời gian các mặt hàng được vay mượn, trở về và những người đã sử dụng chúng. Tất cả các công cụ theo dõi, quản lý tập tin, thư viện và cho thuê các ứng dụng có thể tận dụng lợi thế của quy trình và cải thiện trách nhiệm giải trình vốn có trong một giải pháp check-in/check-out. Quản lý tốt hơn các mặt hàng có quyền sở hữu hoặc sở hữu quay vòng bằng cách thiết lập người trông coi, vị trí và liên kết giao dịch với các dự án cụ thể.

Bằng cách sử dụng sự kết hợp của công nghệ quét và phần mềm theo dõi , thực hiện một hệ thống check-in/check-out là dễ dàng và thậm chí có thể là một quá trình tự động. Quét của người sử dụng ID , quét các mục và bạn đang kiểm tra ra. Giành quyền kiểm soát việc sử dụng tài sản của bạn và giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan với các vật phẩm bị mất hoặc bị đánh cắp.

Lợi ích chính của một hệ thống Check-In/Check-Out là gì?

Một hệ thống check-in/check-out cung cấp những lợi ích tiết kiệm chi phí:

• Độ chính xác - Duy trì một bản ghi đầy đủ tất cả các tài sản là nơi và những người chịu trách nhiệm về nó.

• Đơn giản - Nhanh chóng quá trình mỗi giao dịch.

• Hiệu quả - Giảm thời gian cần thiết để xác định vị trí các mặt hàng.

• Trách nhiệm - Giữ mỗi người dùng chịu trách nhiệm cho tất cả các mục mà họ sử dụng.

Check-In/Check-Out là gì?

Một hệ thống check-in/check-out là một loại hình cụ thể của giải pháp theo dõi tài sản được đặc biệt tập trung vào các tài sản tuần hoàn như các công cụ, thư mục tập tin và thư viện cho thuê hoặc các mặt hàng. Trong những trường hợp này bạn chỉ quan tâm với những người hiện đang có các mặt hàng và khi đó là do trở lại. Bất kỳ ứng dụng đã liên tục thay đổi quyền sở hữu tài sản có thể hưởng lợi từ khả năng hiển thị được cung cấp bởi một giải pháp check-in/check-out.

Như là trường hợp với tất cả các hệ thống theo dõi tài sản, mỗi mục sẽ được dán nhãn độc đáo với một nhãn mã vạch . Nếu bạn có năm trường hợp của cùng một mục mỗi người sẽ có ID mã vạch riêng của họ để theo dõi từng cá nhân. Các tài sản sẽ có một loạt các tính năng bạn sẽ theo dõi trong suốt cuộc đời của mình để đảm bảo rằng mỗi người sử dụng trả về tài sản chính xác và trong cùng một điều kiện nó được phát hành. Một khi tất cả các mục được dán nhãn rõ ràng chúng ta có thể bắt đầu theo dõi các giao dịch check-in/check-out.

Trong một hệ thống check-in/check-out bạn đang theo dõi khi một tài sản để lại một khu vực lưu trữ được chỉ định và những người đang ở mục nào. Mỗi mục có thể có một khoảng thời gian trả phòng tương tự như một cuốn sách thư viện và thậm chí có tiền phạt liên quan đến trả lại hàng muộn. Kể từ khi bạn có một cơ sở dữ liệu của người sử dụng và tài sản bạn sẽ luôn luôn biết những người hiện đang có một mục và những người sử dụng trước đó cho một dấu vết của trách nhiệm. Hệ thống này giúp ngăn chặn sự sai sót vì bạn sẽ luôn luôn biết những người cuối cùng sử dụng một mục. Với một hệ thống kiểm tra tự động bạn sẽ không bao giờ mất công tìm kiếm thủ công cho các hạng mục tài sản.

Sử dụng mã vạch và máy quét mã vạch là một cách rất dễ dàng để thực hiện một hệ thống check-in/check-out nhanh chóng và hiệu quả. Với một máy quét đơn giản của người sử dụng ID và tài sản bạn đã kiểm tra ra các mặt hàng. Khi các mục được trả về bạn làm quá trình quản lý tài sản được chính xác. Ưu điểm của loại hình này thực hiện là toàn bộ quá trình có thể không cần giám sát. Mỗi người dùng có thể quét các tài sản mà họ sử dụng mình tại một trạm máy tính với một máy quét cơ bản. Với việc sử dụng một máy tính di động , quá trình check-in/check-out có thể hỗ trợ nhiều địa điểm và theo dõi trang web việc làm.

Ngoài việc theo dõi hàng ngày, hầu hết các hệ thống check-in/check-out cũng cung cấp báo cáo chi tiết về việc sử dụng tài sản. Kể từ khi bạn có một hồ sơ của mỗi giao dịch bạn có thể dễ dàng báo cáo về những gì các mục được sử dụng nhiều nhất hoặc ít nhất để thay đổi bộ sưu tập tài sản của bạn. Tương tự như vậy, bạn có thể báo cáo về tuổi nghỉ hưu tài sản sản phẩm cũ nếu cần thiết hoặc gọi lên lịch bảo dưỡng. Bất kể những gì bạn đang theo dõi, nếu bạn có quyền sở hữu tài sản đi xe đạp một hệ thống kiểm tra tự cũng được thiết kế sẽ giữ tài sản của bạn đến nay và giảm các mặt hàng bị mất hoặc bị đánh cắp.

Bạn nên thực hiện gì khi xây dựng một hệ thống Check-In/Check-Out?

Khi đặt cùng một hệ thống check-in/check-out hiệu quả và phù hợp có một vài câu hỏi chính cần trả lời:

• Làm thế nào bạn sẽ theo dõi được nhiều tài sản? Làm thế nào mà bạn có thể theo dõi nhiều người sử dụng?

•Quá trình kiểm tra sẽ mất bao nhiêu lâu?

• Bạn cần phải ước tính chi phí phạt nếu trả trễ ra sao? Tiền phạt cho các hạng mục bị hư hỏng hoặc bị mất?

• Các mặt hàng đã được dán nhãn duy nhất chưa? Bạn có cần một máy in mã vạch ?

• Bạn có cần các quá trình kiểm tra ra là di động hay cố định?

•Hệ thống của bạn có cần người kiểm soát hoạt động không?

• Những loại báo cáo nào bạn sẽ cần từ hệ thống?

Các thành phần của một hệ thống Check-In/Check-Out là gì?

Một hệ thống check-in/check-out bao gồm một sự kết hợp của một số thành phần:

• Check-In/Check-Out phần mềm quản lý- Phần mềm là xương sống của bất kỳ hệ thống và sẽ quyết định những tính năng và tùy chọn có sẵn. Mối quan tâm chính khi quyết định một là làm thế nào chi tiết về báo cáo có sẵn và cho dù nó hỗ trợ hàng loạt hoặc cập nhật thời gian thực.

• Máy quét mã vạch - Đối với các ứng dụng cố định hoặc không giám sát một máy quét mã vạch cơ bản là một cách dễ dàng để người dùng nhập vào và mục thông tin vào phần mềm theo dõi của bạn.

• Điện thoại di động máy tính - Nếu tài sản của bạn được đặt tại nhiều địa điểm hoặc bạn cần theo dõi trên trang web, một máy tính di động có thể chạy ứng dụng theo dõi của bạn và tiến hành quá trình check-in/check-out hoàn tất.

• Máy in mã vạch - Tất cả các mục trong hồ bơi của bạn cần một định danh duy nhất vào chúng để được theo dõi đúng cách. Mã vạch là lựa chọn hiệu quả đơn giản nhất và chi phí nhất để cung cấp cho mỗi mục một ID.